Panduan untuk Mengelola Interaksi yang Sulit di Tempat Kerja

Interaksi yang sulit, seperti kecantikan, sering terlihat di mata yang melihatnya. Anda mungkin merasa bahwa manajer yang berbicara cepat terlalu blak-blakan sementara kolega Anda, yang hanya menginginkan 'fakta', senang bekerja dengannya. Perilaku sering tampak sulit ketika mereka berbeda dari kita, atau menghalangi pemenuhan kebutuhan kita. Perbedaan gaya atau nilai kerja juga dapat menimbulkan masalah. Begitu juga situasi di mana anggota tim memiliki tujuan dan sasaran yang berbeda. Berbagai akar penyebab interaksi yang sulit dibahas lebih detail nanti.

Apakah Ini Sepadan dengan Waktu Anda?

Menjaga hubungan kerja yang baik selalu penting, tetapi tidak semua hubungan atau interaksi sama pentingnya. Saat Anda memikirkan tentang meningkatkan hubungan kerja, ingatlah pentingnya setiap hubungan bagi Anda–untuk jangka panjang dan jangka pendek. Jika Anda memiliki masalah dengan gaya kerja asisten manajer Anda dan Anda perlu berinteraksi dengannya setiap hari mengenai hal-hal penting, hubungan tersebut memiliki prioritas tinggi. Tetapi Anda akan memberikan prioritas yang lebih rendah untuk menyelesaikan perbedaan dengan rekan kerja yang telah dipindahkan dari proyek tersebut.

Apa yang Menghalangi?

Belajar mengelola interaksi yang sulit membawa manfaat yang sangat besar, tetapi membutuhkan kerja keras. Hambatan untuk penyelesaian yang berhasil berkisar dari kegagalan untuk mengenali masalah, hingga keyakinan yang salah, hingga ketakutan psikologis terhadap situasi tertentu.

Akar Penyebab Interaksi Sulit dan Solusinya

Setelah Anda melihat bahwa perilaku tertentu menyebabkan masalah, cobalah untuk mengidentifikasi akar penyebabnya. Beberapa contoh mengikuti.

Masalah 1

Anda memandang masalah secara berbeda dari orang lain. Misalnya, Anda menganggap arahan manajemen atas lebih penting daripada anggota tim.

Mengapa mereka melihatnya seperti itu?

Kita masing-masing memiliki cara kita sendiri dalam memahami peristiwa, dan itu membentuk pemahaman kita tentang dunia. Misalnya, jika Anda pernah mengalami PHK, Anda mungkin membaca pengumuman manajemen tentang ekspansi yang sangat berbeda dengan seseorang yang tidak pernah kehilangan pekerjaan. Saat kami fokus pada faktor yang tampaknya paling relevan bagi kami, kami mencari bukti yang mendukung pandangan kami. Dan perilaku kita mengalir dari pemahaman ini.

Jenis kelamin, peran kerja, dan pengalaman kerja semuanya dapat memengaruhi perspektif. Orang lama yang telah bersama perusahaan selama 27 tahun dan tahu bagaimana hal-hal selalu dilakukan akan memiliki perspektif yang sangat berbeda dari karyawan baru yang baru lulus dari sekolah bisnis.

Solusi 1

Saat menangani perilaku yang menurut Anda sulit, penting untuk menanyakan, atau setidaknya menebak, tentang perspektif orang lain. Ketika Anda dapat mengakui sudut pandang orang lain dan menghargai persepsi orang lain tentang situasi tersebut, Anda dapat bergerak menuju penyelesaian.

Katakanlah Anda menemukan kegigihan seseorang dalam menangani masalah yang Anda anggap tidak penting didasarkan pada persepsinya bahwa situasinya kritis—kesadaran itu dapat membantu Anda mulai mendamaikan perbedaan Anda.

Masalah 2

Anda termotivasi oleh niat yang berbeda. Anda termotivasi oleh kualitas, sedangkan rekan kerja termotivasi oleh prestasi.

Mengapa orang lain bertindak seperti itu?

Untuk memahami perilaku seseorang, Anda perlu memahami apa yang memotivasi orang tersebut. Dimungkinkan untuk dipengaruhi oleh lebih dari satu penyebab, tetapi selalu ada penyebab yang dominan.

Perilaku kerja seringkali dimotivasi oleh kebutuhan untuk:

• menyelesaikan pekerjaan dengan segera. Misalnya, seseorang yang menganggap penyelesaian sebagai prioritas mungkin memiliki sedikit kesabaran untuk menunggu detail tambahan.
• menyelesaikan pekerjaan tanpa kesalahan. Seseorang yang ingin menyelesaikan proyek tanpa kesalahan mungkin menyimpan informasi atau kesulitan membuat keputusan cepat.
• membangun hubungan selama bekerja. Seseorang yang suka bergaul mungkin akan kesulitan untuk memberikan masukan secara jujur.
• mendapatkan pengakuan atas pekerjaan tersebut. Seseorang yang mendambakan pengakuan mungkin mencoba memperluas tanggung jawab proyeknya ke area profil tinggi untuk memastikan pengakuan.
• menghindari hukuman atau ketidaksetujuan selama bekerja. Seseorang yang ingin menghindari ketidaksetujuan mungkin berusaha keras untuk menghindari risiko.

Setiap motivasi memiliki plus minusnya masing-masing. Masalah sebenarnya cenderung dimulai ketika kebutuhan masyarakat tidak terpenuhi. Misalnya, orang yang memiliki kebutuhan tinggi untuk bergaul mungkin mengalami kesulitan untuk menonjolkan diri karena takut tidak disukai.

Solusi 2

Ketika Anda mengetahui apa yang memotivasi seseorang, Anda dapat mencoba mengakomodasi dia, untuk keuntungan bersama. Anda juga dapat menggunakan apa yang Anda ketahui tentang orang lain untuk mengantisipasi bagaimana Anda berdua dapat bekerja sama dengan baik.

Bagaimana Mengatasi Kebutuhan Orang Lain

Masalah

Anda bekerja dan berkomunikasi secara berbeda. Anda suka mengungkapkan semua masalah secara terbuka, tetapi manajer Anda lebih suka menangani masalah satu per satu.

Mengapa dia melakukannya dengan cara itu?

Orang-orang lebih menyukai gaya kerja dan komunikasi. Beberapa gaya secara alami bekerja sama dengan baik, sementara yang lain berbenturan.

Di bawah ini adalah empat gaya yang disukai dengan deskripsi dan detail tentang cara kerjanya. Tentukan mana yang terdengar paling mirip dengan Anda dan mana yang paling mirip dengan orang lain dalam interaksi Anda.

Larutan

Setelah Anda mengidentifikasi gaya kerja Anda dan orang lain, Anda dapat fokus pada bagaimana mengakomodasi preferensi masing-masing.

Jenis Kepribadian dan Fungsinya

Masalah

Perilaku Anda mempromosikan perilaku negatif. Misalnya, kewaspadaan Anda pada tenggat waktu proyek menyebabkan anggota tim kurang bertanggung jawab untuk memenuhi tonggak pencapaian.

Apa yang saya lakukan untuk mempengaruhi mereka agar berperilaku seperti itu?

Perilaku tidak bekerja dalam isolasi. Mereka adalah reaksi terhadap sesuatu atau seseorang. Tidak ada yang bisa membuat orang lain melakukan atau merasakan sesuatu, tetapi tetap penting untuk mengakui peran Anda dalam memengaruhi perilaku orang lain.

Larutan

Ketika Anda menyadari apa yang Anda lakukan yang mengarah pada perilaku yang tidak diinginkan pada orang lain, cobalah untuk menghindarinya atau melakukan sesuatu yang berbeda. Mempengaruhi perilaku adalah proses yang dinamis-Anda sering dapat melihat apa yang berhasil secara instan. Jadi, jika Anda tidak mendapatkan hasil yang diinginkan, coba cara lain.

Cara Bekerja dengan Gaya Kerja yang Berbeda

Haruskah Anda Selalu Berusaha Bekerja Dengan Perilaku Sulit?

Tidak. Beberapa perilaku terlalu sulit untuk ditangani dalam lingkungan bisnis, atau hasilnya tidak cukup untuk menjamin waktu yang dihabiskan untuk itu. Pertimbangkan kemungkinan hasil dan tentukan apakah waktu Anda sepadan.

Saya memahami perilaku orang lain, tetapi saya tetap tidak senang bekerja dengannya. Apa yang dapat saya?

Ingat bahwa fokus harus pada hasil dan hubungan kerja. Anda tidak harus menyukai orang tersebut untuk merasa perlu mengatasi perilakunya yang sulit. Pertahankan fokus pembicaraan pada hasil dan bagaimana meningkatkan hubungan kerja. Dua orang dapat bekerja sangat efektif tanpa menyukai satu sama lain.

Ketika Akar Penyebabnya Adalah Suatu Situasi

Ketika kesulitannya adalah situasi dan bukan perilaku spesifik, Anda perlu berkomunikasi secara efektif untuk mendamaikan perbedaan dan mencapai kesepakatan.

Dengarkan Dulu

'Dengarkan dulu' berarti berfokus untuk bersikap terbuka dan tidak menghakimi sementara orang lain menjelaskan alasannya. Jenis mendengarkan ini membantu menciptakan pemahaman yang lebih jelas tentang maksud orang tersebut. Itu juga bisa membangun kepercayaan dan saling menghargai.

Tunjukkan bahwa Anda mencoba untuk bekerja dengan seseorang

• Menangguhkan penilaian dengan menjaga pikiran Anda terbuka untuk sudut pandang lain
• Dengarkan baik-baik kata-kata dan niatnya. Ambil catatan.
• Mengutip apa yang telah Anda dengar untuk memeriksa pemahaman. Misalnya, 'Apa yang saya dengar Anda katakan adalah ....'
• Ajukan pertanyaan untuk klarifikasi. Misalnya, 'Apa yang secara khusus tentang rekomendasi saya yang Anda lihat sebagai masalah?

Rekonsiliasi Perbedaan: Masalah, posisi dan kepentingan

Ketika orang mengambil posisi yang berbeda pada suatu masalah dan berpegang teguh pada mereka, kerja sama tim terhenti. Kunci untuk mendamaikan perbedaan adalah memahami perspektif orang lain dengan mengajukan pertanyaan terbuka, dan memperjelas perspektif Anda dengan menjelaskan alasan Anda.

Gunakan Pertanyaan untuk Mengungkap Minat

Biasanya orang tahu apa masalah yang menyebabkan kesulitan itu dan apa posisi mereka. Namun, mereka mungkin tidak menyadari kepentingan mendasar yang membentuk posisi mereka. Untuk mengungkap minat ini, Anda perlu mengajukan pertanyaan terbuka. Misalnya, 'Mengapa Anda tidak mau memberi saya jumlah waktu liburan yang sama seperti yang dimiliki manajer departemen lain?'

Gunakan Penalaran untuk Menyampaikan Poin Anda

Anda juga harus bisa menjelaskan minat mendasar Anda sendiri. Nyatakan posisi Anda, data yang mendukungnya, dan dampak dari apa yang Anda usulkan. Dapatkan reaksi orang lain terhadap penjelasan Anda.

Setelah minat Anda dan orang lain dipahami dengan jelas, Anda berdua dapat mulai mencari solusi kreatif.

Langkah Dasar untuk Menangani Interaksi yang Sulit

• Identifikasi akar penyebabnya
• Pilih strategi berdasarkan akar penyebab.
• Menerapkan strategi.
• Pantau keefektifan strategi Anda

Identifikasi Akar Penyebabnya

Interaksi yang sulit dapat muncul karena:

• dua orang mempersepsikan suatu perilaku, masalah, atau situasi secara berbeda
• dua orang dimotivasi oleh kepentingan yang berbeda
• dua orang memiliki gaya kerja yang berbeda
• perilaku satu orang mempromosikan perilaku negatif oleh orang lain.

Pilih Strategi Berdasarkan Akar Penyebabnya

• Cobalah untuk memahami interaksi yang sulit dari sudut pandang orang lain.
• Ajukan pertanyaan terbuka untuk mengungkap motivasi orang lain.
• Jika akar penyebabnya adalah perilaku, kenali emosi yang mendasarinya—ketakutan, kekhawatiran, dll.—dan mengakuinya kepada orang lain.
• Jika akar penyebabnya adalah gaya kerja, cobalah untuk menyesuaikan perilaku Anda sehingga Anda berinteraksi dengan orang lain dengan cara yang menurutnya paling nyaman.
• Jika akar penyebabnya adalah perilaku Anda sendiri, ubahlah.
• Ketika sumber kesulitannya adalah sebuah situasi, berusahalah untuk mengungkap minat orang lain dan komunikasikan minat Anda juga.

Pantau Efektivitas Strategi Anda

• Dengarkan baik-baik selama implementasi.
• Beri orang lain kesempatan untuk merespons.

Langkah-langkah untuk Mengubah Perilaku Anda Sendiri

• Identifikasi perilaku yang tidak Anda sukai pada orang lain.
• Periksa perubahan apa dalam perilaku Anda sendiri yang mungkin meminimalkan perilaku sulit pada orang lain.
• Jelajahi nilai dan persepsi yang membuat Anda sulit berubah.
• Pilih satu area di mana Anda dapat menampung orang lain.
• Terapkan strategi Anda secara perlahan.
• Perhatikan baik-baik setiap perubahan dalam perilaku orang lain—pastikan untuk menghargai perubahan tersebut.

Langkah-langkah untuk Mempersiapkan Interaksi yang Sulit

• Tentukan tujuan interaksi bersama.
• Jelaskan peristiwa apa pun yang memengaruhi interaksi ini.
• Identifikasi hasil akhir yang diinginkan dan hambatan apa saja yang ada.
• Bersiaplah untuk menjelaskan apa yang akan terjadi jika masalah tidak terselesaikan.

Langkah-Langkah Menggunakan Teknik Komunikasi untuk Mendamaikan Perbedaan

• Gunakan teknik mendengarkan aktif untuk menyampaikan minat Anda.
• Temukan minat mendasar setiap orang
• Minta dan buat proposal tentang cara mengatasi masalah tersebut.

Gunakan Teknik Mendengar Aktif untuk Menyampaikan Minat Anda

• Kesampingkan reaksi Anda sendiri dan dengarkan niat dan perasaan orang lain.
• Awalnya, jauhkan pendapat Anda sendiri dari percakapan.
• Parafrase apa yang Anda dengar.
• Periksa asumsi atau perasaan tak terucapkan yang mungkin dimiliki orang lain

Temukan Minat Mendasari Setiap Orang

• Buat persepsi dan alasan Anda eksplisit.
• Periksa pemahaman.
• Minta orang lain untuk mengklarifikasi sudut pandangnya.
• Akui sudut pandang orang lain.

Minta dan Buat Proposal Tentang Cara Menyelesaikan Masalah

• Mulailah dengan kesepakatan kecil.
• Bekerja dengan satu ide pada satu waktu.
• Fokus pada kesepakatan, bukan ketidaksepakatan

Kiat untuk Mendengarkan dengan Efektif

• Tangguhkan penilaian
• Mengutip apa yang dikatakan orang lain
• Ajukan pertanyaan terbuka.
• Pertahankan kontak mata dan gunakan bahasa tubuh yang menunjukkan penerimaan.

Tips Menjaga Hubungan Kerja yang Efektif

• Tekankan pendekatan pemecahan masalah bersama.
• Mudah didekati.
• Terima orang apa adanya.
• Pisahkan masalah hubungan dari masalah proses.
• Bersikaplah terbuka.
• Seimbangkan alasan dengan emosi
• Gunakan mendengarkan aktif untuk menanyakan, mendengarkan, dan memahami orang lain
• Berkonsultasilah dengan orang lain sebelum memutuskan suatu tindakan
• Mengandalkan persuasi untuk mencapai kesepakatan

Tips Menanggapi Perilaku Mengecewakan

• Anda tidak dapat menghindari konflik, tetapi Anda dapat mengatur hasilnya
• Perlakukan perilaku sulit sebagai masalah bersama
• Menetapkan kesepakatan tentang isu-isu inti. Bekerjalah dalam bentuk waktu sekarang-hindari mengacu pada kesalahan masa lalu
• Jangan terjebak dalam kebijakan eye-for-an-eye.

Kiat untuk Mengatasi Perilaku Sulit Tertentu

Kiat untuk Menghadapi Perilaku Spesifik Peran

Tips Mengelola Perilaku Sulit Bawahan Langsung

Sebelum interaksi:

• Buat ekspektasi Anda eksplisit.
• Persiapkan diri Anda secara mental - latih bagaimana kelanjutannya.
• Berkonsultasilah dengan orang ketiga untuk meminta saran

Selama interaksi:

• Istirahat.
• Hitung sampai 10 jika istirahat tidak memungkinkan.
• Akui dan bicarakan emosi Anda.
• Menerima tanggung jawab atas perilaku tersebut, jika sesuai.

Tips Mengelola Perilaku Sulit Rekan Kerja

• Kerjakan masalah bersama untuk melihat apakah tujuan bersama dapat menginspirasi Anda untuk bekerja sama dengan lebih baik.
• Bagikan kredit untuk mengurangi persaingan.
• Berikan umpan balik tentang masalah yang Anda temukan sebagai masalah.

Kiat Menangani Perilaku Sulit dari Manajer Anda

• Pertimbangkan apakah orang tersebut menyadari dampak dari perilaku tersebut.
• Cobalah untuk menentukan apakah persepsi mendasar tentang pekerjaan Anda menghalangi kerja sama.

Pengambilan Utama

Sekarang Anda tahu hampir semua yang perlu diketahui tentang mengelola konflik di tempat kerja. Ingat, setiap situasi berbeda, tetapi biasanya, mempraktikkan komunikasi yang baik dan mencoba mengidentifikasi akar masalahnya dapat membantu menyelesaikan masalah lebih cepat.

Apakah Anda memiliki tip untuk mengelola interaksi yang sulit di tempat kerja? Beri tahu kami di komentar di bawah!

Konten ini akurat dan sesuai dengan pengetahuan terbaik penulis dan tidak dimaksudkan untuk menggantikan saran formal dan individual dari profesional yang berkualifikasi.